شماره 4 – كارنما آموزشي (کد 2533)

موضوع: چگونه بازخورد حرفه‌ای بدهیم و دریافت کنیم؟

________________________________________

1.يادداشت آغازين

در فضای کاری حرفه‌ای، مهارت در برقراری ارتباط مؤثر نقشی کلیدی در موفقیت فردی و رشد سازمانی دارد. یکی از مهم‌ترین جنبه‌های این ارتباط، توانایی ارائه و دریافت بازخورد به‌صورت محترمانه، سازنده و هدفمند است. بازخورد صحیح می‌تواند موجب بهبود عملکرد کارکنان، افزایش هم‌افزایی تیمی، کاهش تعارضات و ارتقای روحیه کاری شود. در مقابل، بازخورد غیرحرفه‌ای یا بدون ملاحظه، نه‌تنها کمکی به بهبود امور نمی‌کند، بلکه ممکن است موجب دلسردی، سوء‌تفاهم یا افت بهره‌وری شود.

در این شماره از کارنما آموزشی با مفهوم بازخورد، زمان‌بندی مناسب، اصول ارائه و شیوه صحیح دریافت آن آشنا می‌شویم.

 

________________________________________

2.بازخورد چیست؟

بازخورد (Feedback) در ساده‌ترین تعریف، انتقال نظر درباره یک عملکرد، رفتار یا نتیجه کار است. این انتقال می‌تواند از سوی مدیر به کارمند، همکار به همکار یا حتی کارمند به مدیر انجام شود. بازخورد می‌تواند:

•مثبت باشد (برای تقویت رفتار مطلوب)

•اصلاحی یا سازنده باشد (برای اشاره به نقطه ضعف و ارائه راهکار)

هدف نهایی از بازخورد، کمک به رشد، اصلاح عملکرد و توسعه ارتباطات کاری است نه سرزنش یا تخریب.

________________________________________

3.زمان مناسب برای ارائه بازخورد

یکی از مهم‌ترین عوامل تأثیرگذاری بازخورد، زمان‌بندی صحیح آن است. توجه به زمان و شرایط محیطی کمک می‌کند پیام شما بهتر شنیده و پذیرفته شود.

بلافاصله بعد از رفتار مرتبط، اما نه در لحظه تنش

 در فضایی آرام، ترجیحاً بدون حضور دیگران (برای بازخورد اصلاحی)

 وقتی هر دو طرف در شرایط ذهنی مناسب برای گفت‌وگو هستند

مثال: اگر همکار شما در جلسه‌ای مشارکت کافی نداشته، بهتر است در فرصتی مناسب و به‌دور از فضای عمومی با او صحبت کنید نه در همان لحظه و در حضور جمع.

________________________________________

4.اصول ارائه بازخورد حرفه‌ای

برای آن‌که بازخورد شما مؤثر، محترمانه و مفید باشد، رعایت این اصول ضروری است:

1.دقیق و مشخص باشید

از جملات کلی مثل «همیشه دیر می‌رسی» یا «کارهایت همیشه ناقص است» پرهیز کنید. به رفتار یا مورد خاصی اشاره کنید که قابل بررسی و اصلاح باشد.

 «گزارش جلسه دیروز با تأخیر ارسال شد. اگر بتوانیم ارسال را همان روز انجام دهیم، هماهنگی‌ها بهتر پیش می‌رود.»

2.رفتار را نقد کنید، نه شخصیت را

بازخورد باید معطوف به عملکرد باشد، نه قضاوت درباره فرد.

 به جای «بی‌مسئولیتی»، بگویید: «در چند مورد اخیر، پیگیری کارها به موقع انجام نشد.»

3.لحن دوستانه و محترمانه داشته باشید

حتی بازخوردهای اصلاحی را می‌توان با لحن مناسب بیان کرد تا مخاطب از شنیدن آن آزرده نشود. لحنی تند یا تحقیرآمیز، ارزش پیام شما را از بین می‌برد.

4.پیشنهاد راهکار بدهید

بازخورد مؤثر، صرفاً محدود به نقد نیست، بلکه با پیشنهادهایی برای بهبود همراه است.

5.تعادل را رعایت کنید

ارائه مکرر بازخورد منفی، ممکن است باعث کاهش انگیزه شود. بازخورد مثبت، در تقویت رفتارهای مطلوب نقش کلیدی دارد.

________________________________________

5.نحوه صحیح دریافت بازخورد

دریافت بازخورد، مهارتی است که نیاز به تمرین و ظرفیت روانی دارد. افراد حرفه‌ای می‌دانند که بازخورد—even اگر خوشایند نباشد—می‌تواند فرصت رشد باشد.

1.با ذهن باز گوش دهید

به جای دفاع فوری یا توجیه، ابتدا صحبت‌ها را کامل بشنوید.

2.توضیح بخواهید (در صورت نیاز)

اگر بخش‌هایی از بازخورد برای شما مبهم است، محترمانه سوال بپرسید.

 «ممنون از نکته‌تون. می‌تونید یک مثال از اون موردی که اشاره کردید، بزنید؟»

3.از بازخورددهنده تشکر کنید

حتی اگر بازخورد چالشی باشد، تشکر نشان‌دهنده پختگی حرفه‌ای شماست.

4.نقاط مطرح‌شده را مرور و ارزیابی کنید

بازخورد مفید را جدی بگیرید و در صورت لزوم، تغییری در روش کار خود ایجاد کنید.

________________________________________

6.چند نمونه کاربردی از بازخورد مؤثر

بازخورد نادرستبازخورد مؤثر و حرفه‌ای

همیشه بی‌نظمی!گزارش پروژه دیروز با تأخیر ارسال شد. اگر بتوانیم زمان‌بندی را دقیق‌تر رعایت کنیم، هماهنگی با مشتری بهتر انجام می‌شود.

تو همکاری نمی‌کنی!در جلسه امروز، مشارکت فعالی از شما ندیدم. اگر نظرتان را در میان بگذارید، تصمیم‌گیری‌ها دقیق‌تر می‌شود.

اصلاً مسئولیت‌پذیر نیستی!در دو مورد اخیر، پیگیری موارد بعد از ساعت اداری انجام نشد. پیشنهاد می‌کنم اگر مشکلی در زمان‌بندی دارید، با سرپرست در میان بگذارید.»

________________________________________

7.جمع‌بندی

فرهنگ بازخورد حرفه‌ای، پایه‌گذار فضای کاری سالم، متعادل و کارآمد است. سازمان‌هایی که کارکنان آن‌ها مهارت بازخورد دادن و گرفتن را به‌خوبی آموخته‌اند، قادرند ضمن ارتقای عملکرد، روابط انسانی مؤثرتری برقرار کنند. یادگیری و تمرین مستمر این مهارت، از ما کارکنانی حرفه‌ای‌تر و سازمانی کارآمدتر خواهد ساخت.

________________________________________

8.منابع:

1.Stone, D., Heen, S., & Patton, B. (1999). Difficult Conversations. Penguin Books.

2.Harvard Business Review (2020). Giving Feedback That Works.

3.Buckingham, M. & Goodall, A. (2019). Nine Lies About Work. HBR Press.

4.Center for Creative Leadership – Feedback Toolkit

5.MindTools.com – Feedback Techniques and Guidelines